Diposkan oleh: Rini Fita S.

Mata Kuliah: Kesekretariatan

Etika Bertelepon dan Menerima Telepon

            Dalam bertelepon ada etika yang harus kita perhatikan, namun dimasa sekarang sudah banyak orang yang kurang memperhatikannya. Dalam lingkup kantor etika bertelepon sangatlah penting. Berikut ini adalah beberapa etika dalam bertelepon yang harus kita ketahui dan perhatikan, karena melalui etika yang baik sama halnya kita memiliki tata krama, sopan santun kepada orang lain.

            Hal yang pertama harus kita perhatikan adalah pegang gagang telepon dengan baik, jangan terlalu dekat ataupun terlalu jauh dengan mulut. Gunakan tangan kiri untuk memegang telepon dan tangan kanan untuk mencatat pesan. Siapkan kertas atau formulir untuk mencatat pesan. Sebelum bertelepon kita perlu mempersiapkan nomor yang akan dituju dan pokok-pokok pembicaraan yang akan kita bicarakan. Duduk dalam posisi yang baik , nyaman dan sopan meskipun hal ini tidak terlihat oleh orang yang kita telepon tapi ini adalah bentuk tata krama. Dan berikut ini adalah etika bertelepon :

 1.Ucapkan salam seperti “selamat pagi” ”selamat siang” dan jangan katakan “hallo” karena kata ini dianggap kurang sopan.

2.Menyebutkan identitas perusahaan atau diri atau bisa juga jabatan dan jika kita mencari seseorang maka perlu kita menyebutkan identitas yang kita telepon untuk memastikan penerima telepon benar yang kita tuju.

3.Gunakan “Smiling Voice” selama pembicaraan berlangsung, bahkan sejak pertama mengucapakan salam karena hal ini menunjukan keramahan kita sehingga orang yang kita telepon akan merasa nyaman.

4.Jangan memotong pembicaraan dan catat pesan dikertas atau formulir yang telah disiapkan.

5. Akhiri pembicaraan dengan salam.

Etika Menerima Telepon:

Kertas dan pena sebaiknya sudah tersedia di dekat pesawat telepon, hal ini akan mempermudah penerima telepon untuk mencatat pesan saat ada telepon masuk. Saat menggangkat ganggang telepon harus hati-hati , jangan sampai jatuh dan pegang telepon dengan tangan kiri agar tangan kanan bisa dipakai untuk menulis.

Saat ada telepon masuk yang paling penting , Jangan membiarkan telepon berdering lebih dari tiga kali. bahwa jarak yang ideal antara bibir dan gagang telepon adalah sekitar 5 cm untuk menghindari suara yang kurang jelas.

Dalam Menjawab Telepon ada banyak hal yang perlu kita perhatikan :

1.      Ucapkanlah salam dan jangan katakan “hallo” karena kata “hallo “ dianggap tidak sopan.

2.      Menyebutkan nama perusahaan jika kita berada di suatu perusahaan. Hal itu akan memudahkan penelepon mengidentifikasi bahwa nomor yang mereka hubungi adalah benar.

3.      Konsentrasi saat berbicara maupun mendengarkan penelpon karena jika melamun bisa terjadi kesalahpahaman pesan atau pengertian.

4.      Menjawab semua pertanyaan penelepon dengan sopan dan sabar serta menghindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon karena ini merupakan bagian dari layanan yang harus diberikan kepada penelepon.

5.      Nada bicara tidak monoton, malas dan kasar.

6.      Untuk memberikan kesan lebih berkualitas di mata kastemer, sebuah perusahaan bisa menambahkan Ucapan terima kasih karena menghubungi perusahaan tersebut.

7.      Saat menerima pesan hendaknya memerhatikan kejelasan dalam setiap pesan tersebut. Jika pesan itu kurang jelas atau kita belum paham maka ada hal yang perlu diperhatikan dengan menggulang kembali pesan tersebut , teknik menggeja untuk membedakan bunyi dari kata-kata yang biasanya menggunakan bahasa asing.

8.      Sebagai penerima telepon , jangan pernah menutup telepon terlebih dahulu karena hal ini tentu tidak sopan,  biarkan penelpon yang munutup dan mengakhiri telepon dengan begitu penelepon akan meraksan suatu kesan yang baik jika penerima telepon konsisten dengan kesopanan bertelepon sampai akhir percakapan .